Har kommuntjänstemän ”rundat” en upphandlad konsultmäklare för att kunna anlita vilka konsulter de vill till digitala satsningen Smartare Värmdö? Och har konsulterna satt upp fantasisiffror när det gäller hur många timmar de har jobbat?
Det är ett par av frågorna som revisorer från PWC fick i uppdrag att reda ut i sin granskning av upphandlingen av konsulter 2021.
Utredningen rör 21 konsulter som gjort jobb åt kommunens projekt Smartare Värmdö till en summa av totalt 20,7 miljoner kronor.
– Jag fick ett anonymt mejl där det indikerades att något inte gått rätt till vid den här upphandlingen, så jag begärde en utredning för att gå till botten med det, säger Cecilia Lejon, kommundirektör i Värmdö.
Inga riktlinjer
Det visade sig att tipset stämde, till viss del. När en konsultmäklare används måste det finnas rutiner, riktlinjer och beslutskriterier för hur konsulter sedan väljs ut för respektive uppdrag. Men det saknades här.
Det kan inte garanteras att ”kommunens avrop genomförs utan godtycke eller subjektiva preferenser” skriver revisorerna, vilket i så fall bryter mot lagen.
– Det framgick inte vad det var som gjorde att man valde A och inte B. Det saknas rutiner och dokumentation kring det och då uppstår risk för jäv och otillbörlig användning, säger Cecilia Lejon.
300 timmar på en månad
En annan del av kritiken är otydliga fakturor och orimligt många arbetstimmar som satts upp på enskilda konsulter. Tre konsulter har angett att de arbetat över 300 timmar på en månad, vilket är dubbelt så mycket som normal arbetstid.
– En huvudkonsult hade fakturerat flera konsulters arbete i en klump, därför ser det ut som att en person har jobbat över 300 timmar på en månad. Men det här syns inte på fakturorna, vem som har gjort vad, och det är en brist, säger Cecilia Lejon.
Granskningen har lett till att kommunen nu går ifrån användandet av konsultmäklare och kommer att pröva metoden dynamiskt inköpssystem istället.
– Det ger oss större möjlighet till styrning och uppföljning, och mer insyn, säger Cecilia Lejon.