På socialförvaltningen samlas mängder med handlingar om människor man haft kontakt med.
När det gått fem år sedan det senast gjordes anteckningar om en person ska de gallras bort.
Men det finns undantag. Det kan handla om föräldraskapsutredningar, barn som placeras utanför sin familj eller uppgifter som ska sparas till forskning.
2014 bytte socialtjänsten it-system. Tanken var att gallringar skulle påbörjas fem år senare, alltså 2019. Men leverantören avrådde eftersom systemet inte var färdigt och först 2021 satte de igång.
I mars i år upptäckte de som skulle utföra gallringen att det saknades 538 akter. 293 av dem gick att fiska upp ur ett parallellt system.
Sådant som bara funnits på papper hade gått förlorat. Enligt socialförvaltningen skulle det mesta av detta ändå ha gallrats ut i år.
Men 32 akter som skulle ha sparats är borta.
Vad de handlade om kan visa sig i efterskott, till exempel om en person som varit i kontakt med socialtjänsten begär ut sina handlingar och det visar sig att de är borta, något som redan hänt en gång.
– Det känns inte bra för någon. Det vi kan göra är att hitta det som inte funkat och göra det bästa av det, säger David Gyllenstråle.
I april gjorde förvaltningen därför en Lex Sarah-anmälan.
Den utredning som gjorts har slår fast att risken är "obefintlig" att det skulle ha läckt ut känsliga uppgifter om Vallentunabor som varit i kontakt med socialtjänsten.
– Vi gör bedömningen att de har gallrats felaktigt för flera år sen. Rutinen fungerar så att man slänger fysiska akter i ett sekretesskärl. Det har ett särskilt lås och körs sedan iväg till förbränning, säger Ann-Sophie Holgersson, myndighetschef på förvaltningen som medverkat till utredningen.
Alla myndigheter är enligt lag skyldiga att ha ordnade arkiv. Men utredningen konstaterar att arkiveringen inte fungerade som den skulle mellan 2014 och 2020. Ansvarsfördelningen har varit otydlig, rutiner har saknats eller varit dåliga liksom kompetensen hos personalen.
David Gyllenstråle tillträdde 2018.
Hur ser du på ditt ansvar?
– Allt som rör mitt område som chef är mitt ansvar. Men förklaringen ligger i att de första åren som förvaltningschef gjordes ingen genomlysning av arkivfunktionen. När arkivfrågan blev aktuell upptäckte vi de allvarliga bristerna. Det var därför vi gjorde en Lex Sarah-anmälan. Vi tror på att vara transparenta. Min ideologi är att det bara är genom att vi på högsta ledningsnivå visar att vi är transparenta med brister som alla vågar vara det.
Att ställa någon till svars är inte möjligt eftersom det inte går se när dokumenten försvann.
Sedan i april i år finns en anställd arkivarie på socialförvaltningen. Samtidigt infördes nya rutiner för gallring.