I juni förra året begärde en Mälaröbo ut en handling om en bullerutredning från kommunen, en begäran som han sedan kompletterade i augusti samma år.
Att ta del av allmänna handlingar som begärts ut ska enligt tryckfrihetsförordningen ske skyndsamt. Gärna samma dag, men med vissa undantag kan det anses skyndsamt om det sker inom någon eller några dagar. För Mälaröbon tog det upp till sex veckor att få ut handlingarna. Dessutom saknades alla uppgifter som begärts ut.
– Det här kravet är centralt för att man inte ska lämna något utrymme för myndigheter att förhala ett utlämnande, säger Nils Funcke, yttrandefrihetsexpert.
Han menar att det är väldigt olika hur myndigheter sköter sig när det gäller allmänna handlingar.
– Vissa kommuner och myndigheter sköter det här exemplariskt. Andra verkar inte bry sig nämnvärt.
Flera brister
Mälaröbon i fråga anmälde kommunen till JO som nu granskat handläggningen. I ett beslut från 23 augusti i år lyfter JO flera brister.
"Enligt kommunen finns det en instruktion för utlämnanden av allmänna handlingar på intranätet, men rutinerna är inte kända för alla anställda och följs inte i alla lägen. Det är därför angeläget att kommunen informerar berörda tjänstemän om regelverket för utlämnande av allmänna handlingar och de rutiner som gäller inom kommunen", skriver JO i beslutet.
I ett yttrande medger kommunen att deras mejlpolicy inte följts och att utlämnandet därför dröjt. De menar att en bidragande orsak var att frågan ställdes när ordinarie personal hade semester och att det fanns oklarheter i vad som egentligen efterfrågades, något JO inte håller med om.
Utbildar personal
– Vi säkerställde till den här sommaren att det fanns folk i ansvarig ställning som var i tjänst hela tiden och kunde rycka in och ta i det här. JO har rätt i att det ska finnas kompetent personal på plats även under semestern och en kunskap och kompetens om vad en allmän handling är, säger Tommie Eriksson, kommunens miljö- och stadsbyggnadschef.
Han menar det säkerställs inför varje både jul- och sommarsemestrar och även vid klämdagar, men att det brast i fjol. Kommunen genomför kompetensutbildning efter behov, exempelvis för ny personal.